采购员临时请假，接手的人怎样分清哪些食材已经订过？
假设早上开店前，采购员临时请假。代班员工打开聊天记录，只看到报价、叫货和“收到”，却不知道哪批已经确认、哪批还要追。下面按代班情境说明交接方法，不是鸿恩员工或客户的真实事件。
梅姐的采购判断
我是梅姐。我看采购交接，首先看未完成的事有没有交清楚。交一个联系人电话远远不够。已经确认、尚未确认、到货待核和异常未处理，要让接手的人一眼分清，才不容易重复订货或漏跟进。
先接四张小清单，不翻完全部聊天
第一张是已确认未到货，第二张是询价或改量待回复，第三张是已到货待核数量和单据，第四张是异常未处理。每条都带原单标识、产品规格、数量、联系人、当前状态和下一步。门店可以先用一张纸分四栏，不需要为了交接把私人聊天和客户资料全部转发。
先核影响开餐的项目
代班人员先同后厨确认哪几款直接影响当天菜单，核可用库存，再联系供方核相应订单。库存数量由实际负责人员核实，不根据聊天里的“有货”认定已经在店里。交期仍待回复的明确标出，必要时由老板决定菜单或采购调整，不让代班人员擅自承诺。
旧单继续跟，新需求另作标识
已确认的订单沿用原来的标识追进度。新增需求要说明是追加原单还是另开一单；涉及改数量、换规格或改收货地点，重新取得明确回复。即使是长期合作，也不要用“跟平时一样”替代本次清单。接手人与供方核完后，把确认结果同步给收货人。
下班交回的是结果，不是消息截图
每条写实际完成了什么、哪些仍待处理、下一次联系时间与责任人。未完成事项继续保留，不因“已发给对方”就删除。采购员回来后先核待办变化，再恢复正常工作。涉及账款、退换或异常责任的事项，按门店权限交给相应负责人，不由代班人员自行认定。
联系鸿恩交接订单，先说明身份和原单
请提供店名、原采购联系人、代班对接方式、原单日期与标识、产品和需要核实的事项。涉及订单权限和信息范围，先与原联系人或门店负责人确认。鸿恩会按具体业务信息核对；本文是交接建议，不代表任何未确认订单已经成立，也不承诺统一配送时限。