采购十问 / 07 · 试合作转正式采购
试样满意后何时正式换供应商？用产品、操作、交付三关做决定
样品满意只是试合作的一个条件。正式扩大采购前，应分别核对实际到货是否对应试样、员工能否重复操作、交付安排是否落实，并处理好新旧库存衔接。
假设门店情境
假设老板试了新样品很满意，准备把常用品全部换过去，但首批货还没到、员工还没试做、旧货也未盘点。此时扩大采购的依据仍不完整，应把缺口逐项补齐。
1. 第一关：样品资料能否对应到订货产品
保留试样名称、品牌、规格、标签及试样日期，再对照首批实物和单据。有包装变更，核对对应说明；若配料、规格或使用要求变化，就重新评估。相似外观不能证明同一款，样品表现也不能作为以后每批次的绝对保证。
2. 第二关：换一位员工能否按记录做出来
让实际承担出品的人使用明确的操作卡，按产品要求完成试做，记录用量、工序和具体反馈。一次由销售或老板亲自做得好，不等于每个班次都能复制。操作未交接清楚时，先完善记录与培训，再决定扩大使用。
3. 第三关：交付安排是否能支撑本店营业
确认实际采购数量、备货、交付时间、费用和异常联系人。没有落实的库存或线路不能作为已经供上的依据。是否需要保留原有供货衔接，应按真实库存与可确认的采购周期判断，不把“先停老供应商”当作试合作必经步骤。
4. 三关分别记录，不把未知写成通过
每关写已验证的证据、未完成事项、责任人和复核日期。只通过产品试样，可以继续小范围试合作；三关落实且符合本店标准后，再讨论扩大。更换部分产品也可以，没有必要因为一款合适就同时替换全部品类。
这次怎样作决定三关逐项有依据，再扩大合作；某一关仍未知，就明确保留范围和下一次验证任务。
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